Datenschutzhinweise im Bewerbermanagement Prozess der Pump Technology Solutions PS GmbH - Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Wir wollen Sie als Teil unseres Teams!
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbermanagement Prozesses der Pump Technology Solution PS GmbH (im Folgenden auch „wir“/„uns“). Des Weiteren informieren wir Sie über die Ihnen nach dem geltenden Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Wir respektieren Ihr Persönlichkeitsrecht!
Der Schutz Ihres Persönlichkeitsrechts bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Sicherheit aller Geschäftsdaten sind uns wichtige Anliegen, die wir in unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Rahmen unseres Bewerbermanagement Prozesses erhoben werden, vertraulich und nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
Datenschutz und Informationssicherheit sind Bestandteil unserer Unternehmenspolitik.
Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die Pump Technology Solution PS GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Herr Hyo-Sup Steinbauer und Herr Arne Otto
Lange Enden 1
13437 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 40905-0
E-Mail: Datenschutz@pump-ts.com
Externe Datenschutzbeauftragte der Pump Technology Solutions PS GmbH
c/o activeMind AG Management- und Technologieberatung
Kurfürstendamm 56
10707 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 / 770 19 10 70
E-Mail: pump-ts@activemind.de
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten haben oder die sie selbst auf Portalen wie LinkedIn, StepStone & Co. veröffentlicht haben und die für den Zweck der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Verarbeitete Datenkategorien
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:
- Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz)
- Familiäre Daten (z.B. Familienstand und Angaben zu Kindern)
- Dokumente (z.B. Anschreiben, Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf)
- Ausbildungshistorie (z.B. Daten zu (Hoch-) Schulbildung, Berufsqualifikation, Sprachkenntnisse und Fortbildungen)
- Abrechnungsdaten, z.B. Bankdaten für die Erstattung der Bewerbungskosten
- Organisationsdaten im Falle von internen Bewerbungen (z.B. Personalnummer, Kostenstelle, Abteilung)
- Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon, bei internen Bewerbungen auch NT-User)
- Protokolldaten, die bei der Nutzung von IT-Systemen anfallen
- Bilddaten (z.B. Bewerbungsfoto)
sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art.9 Abs. 1 DSGVO fallen, wie z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit.
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten führen wir unter Beachtung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiterer maßgeblicher nationaler Gesetze durch:
1. Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit der Rechtseinheit Pump Technology Solution PS GmbH. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden wir ausschließlich zur Bewertung und Auswahl geeigneter Kandidaten sowie zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verarbeiten.
2. Auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs, 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile.
Dies betrifft Einwilligungen zur längerfristigen Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsunterlagen für weitere Stellenausschreibungen im Fall einer Absage. Ihre Unterlagen werden im Talent-Pool ein Jahr aufbewahrt und danach gelöscht.
3. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG)
Wir unterliegen diversen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B. die gesetzliche Buchführung oder die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.
4. Im Rahmen unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über den Zweck der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:
• Maßnahmen zum Schutz von Beschäftigten und Kunden sowie zum Schutz des Eigentums des Unternehmens und zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen, Schließanlagen, Videoüberwachung zur Wahrung des Hausrechts im Serverraum)
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten: die Offenlegung personenbezogener Daten kann im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich sein
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
- Innerhalb der Pump Technology Solution PS GmbH
Innerhalb der Pump Technology Solution PS GmbH erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und Stellen
(z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter der Fachabteilung, fachlich Vorgesetzter, Personalbereich, Arbeitnehmervertretungen) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Verarbeitungszwecken.
Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem in unsere HR-Administrationssysteme übermittelt.
- Sonstige Empfänger (Dritte)
Eine Weitergabe von Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses erfolgt nur unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz. Personenbezogene Daten können z.B. an folgende Dritte weitergegeben werden:
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Externe Datenschutzbeauftragte (z. B. wenn Sie ein Betroffenenrecht geltend machen)
- Auftragsverarbeiter
Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Hierbei kann es sich um externe Dienstleister aus den folgenden Bereichen handeln:
• Unterstützung bzw. Wartung von EDV oder IT-Anwendungen und Personalmanagement-Software
• Datenvernichtung
Sofern diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir die datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge mit ihnen geschlossen.
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess eine Bewerbermanagement-Software der d.vinci HR-Systems GmbH. Der Anbieter dieser Software wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, welcher sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
Weitergabe an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit
• es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten)
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder
• dies durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen dem Entgegenstehen.
Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.
Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die ggf. Sub-Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen die Unternehmen oder der Dienstleister personenbezogene Daten an Dienstleister in einem Drittland nur übermitteln, sofern geeignete Garantien vorgesehen sind (Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
Wir haben zudem mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.
Dauer der Speicherung
Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z.B. durch Absage unsererseits oder Zurückziehen der Bewerbung durch Sie) werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens sechs Monaten nach Bekanntgabe der Entscheidung gelöscht.
Sofern es zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, werden die Bewerbungsunterlagen mindestens für die Dauer der Tätigkeit bei der Pump Technology Solution PS GmbH gespeichert.
Willigen Sie in die Möglichkeit Ihre Bewerbungsdaten längerfristig in unseren „Talentpool“ aufzunehmen, verbleiben Ihre Daten im Talentpool für maximal ein Jahr. Sie haben die Möglichkeit, jederzeit die Löschung Ihrer Bewerberdaten aus dem Talentpool zu beantragen.
Ihre Rechte
Bitte nutzen Sie zur Geltendmachung Ihrer Rechte die Angaben im Abschnitt „Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten“.
Bitte sorgen Sie dafür, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Darüber hinaus haben Sie das Recht eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG) einzureichen. Sie können sich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Die für die Pump Technology Solutions PS GmbH federführende Datenschutzaufsichtsbehörde ist der
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Telefon: 030 13889-0
Telefax: 030 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Webseite: https://www.datenschutz-berlin.de
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die Angabe eine Bearbeitung der Bewerbung nicht möglich.
Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.
Sicherheit der Datenverarbeitung
Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.
Anpassung des Datenschutzhinweises
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen in Verarbeitungsprozessen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises in der Stellenanzeige.
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:
Pump Technology Solution PS GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer
Herr Hyo-Sup Steinbauer und Herr Arne Otto
Anschrift: Lange Enden 1, 13437 Berlin
Tel.: +49 30 40905-0
E-Mail: Datenschutz@pump-ts.com
